Neue Pauschalen für Auslandsreisekosten ab 2025

Ab dem 01.01.2025 gelten neue Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bei beruflich und betrieblich bedingten Auslandsdienstreisen. Das Bundesministerium der Finanzen hat dazu ein Schreiben veröffentlicht, das sich mit der steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 01.01.2025 befasst und die neuen Pauschalen bekannt gibt. Die seit dem 01.01.2024 geltenden Pauschalen für betrieblich veranlasste Auslandsreisen werden durch diese neuen Pauschalen ersetzt.

• Die Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer Tätigkeit im Ausland können nicht mit den tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden.
• Steuerlich dürfen bei einer Auswärtstätigkeit die Verpflegungsmehraufwendungen nur in Höhe der jeweils gültigen Pauschalen geltend gemacht bzw. steuerfrei erstattet werden.
• Die Verpflegungspauschalen im Ausland sind je nach Land unterschiedlich hoch.

Verpflegungsmehraufwendungen

• Verpflegungspauschale bei eintägigen Reisen ins Ausland:
  Bei eintägigen Reisen ins Ausland bestimmt der letzte Tätigkeitsort im Ausland die Höhe der Verpflegungspauschale.
  Eine Verpflegungspauschale wird nur gewährt, wenn die Abwesenheit mehr als 8 Stunden beträgt. Es kommt darauf an, wann der Arbeitnehmer seine vorübergehende Auswärtstätigkeit im Inland beginnt, diese nach dem Grenzübertritt als Auslandsreise fortsetzt und am Ende der Reise wieder ins Inland zurückkehrt.

• Verpflegungspauschale bei mehrtägigen Reisen ins Ausland:
  Bei mehrtägigen Reisen ins Ausland hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale.
  Der Pauschbetrag am Anreisetag richtet sich nach dem Ort, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird, auch wenn an diesem Tag keine Tätigkeit ausgeübt wird.
  Am Abreisetag ist der letzte Tätigkeitsort im Ausland maßgebend.
  Bei Zwischentagen gilt der Pauschbetrag für den Ort, an dem der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit ankommt.
  Falls an den Tag der Rückreise direkt eine neue Auswärtstätigkeit anschließt, kann nur die höhere Verpflegungspauschale berücksichtigt werden.

Hinweis
Die ab 2025 geänderte Ländergruppeneinteilung bei den Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten in Auslandsfällen ist zu berücksichtigen. Darüber hinaus enthält das BMF-Schreiben Informationen dazu, wie zu verfahren ist, wenn eine mehrtägige Reise in verschiedene Staaten führt und Zwischentage gegeben sind oder wie in Fällen zu verfahren ist, in denen mehrere Länder an einem Tag besucht werden.

Mahlzeiten

Wird eine Mahlzeit vom Arbeitgeber bereitgestellt, ist der entsprechende Verpflegungspauschbetrag zu kürzen. Dies gilt unabhängig davon, in welchem Land die Mahlzeit bereitgestellt wurde.

Hinweis
Auch enthält das BMF-Schreiben weitere Informationen dazu, welche Kürzungen bei den Verpflegungspauschalen vorzunehmen sind, wenn die Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten gestellt werden (Flug- und Schiffsreisen).

Beispiel
Ein Ingenieur reist von einer mehrtägigen Dienstreise in Straßburg (Frankreich) zu seiner Wohnung zurück und reist am selben Tag (Dienstag) zu einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit nach Kopenhagen (Dänemark) weiter. Er erreicht Kopenhagen um 23 Uhr. Die Übernachtungen mit Frühstück wurden vom Arbeitgeber bezahlt. Für den Dienstag gilt die höhere Verpflegungspauschale von 50 Euro (Kopenhagen). Weil das Frühstück im Rahmen der Übernachtung in Straßburg vom Arbeitgeber bezahlt wurde, wird der Pauschbetrag um 15 Euro (siehe Tabelle im BMF-Schreiben: 20 % der Verpflegungspauschale Kopenhagen für einen vollen Kalendertag – 75 Euro = 15 Euro) auf 35 Euro (50 Euro – 15 Euro = 35 Euro) zu kürzen.

Übernachtungskosten

Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten können nur dann angesetzt werden, wenn der Arbeitgeber die Übernachtungskosten erstattet. Für den Werbungskosten- bzw. Betriebsausgabenabzug zählen hingegen nur die tatsächlichen Übernachtungskosten. Hotelrechnungen in Fremdwährung müssen mit dem gültigen Devisenkurs in Euro umgerechnet werden. Abziehbar sind nur die Übernachtungskosten, da die Kosten für Frühstück, Mittagessen und Abendessen mit dem Verpflegungspauschbetrag abgegolten sind.

Hinweis
Zu beachten ist bei der Anwendung der Pauschbeträge, dass es innerhalb eines Landes – u. a. Frankreich, Italien, China oder USA – sehr unterschiedliche Sätze geben kann.

Übersicht Ländergruppeneinteilung

Das vollständige Schreiben mit der Ländergruppeneinteilung finden Sie auf der Homepage des Bundesministeriums der Finanzen.

Damit es nicht zu vielen Nachforderungen seitens des Finanzamts kommt, ist auf die genaue Anwendung der BMF-Grundsätze im Schreiben zu achten. Auch ein Reisetagebuch zur optimalen Geltendmachung kann dabei hilfreich sein (z. B. Aufzeichnung der Abfahrtzeit von zu Hause, Landezeit des Fluges im Ausland und Rückkehrzeit nach Hause).

Bei Detailfragen hilft Ihnen Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater.